En interessentanalyse er et af de projektværktøjer, alle projektledere kender, men få bruger særligt meget tid på. Hvis man udarbejder den, er den desværre tit generisk og måske endda en kopi af analysen fra det forrige projekt man var med i…
At være lemfældig med projektets interessentanalyse er både en risiko, men også et spild. Der er så meget guld at hente ved at udføre en ordentlig interessentanalyse fra starten. Man får en mulighed for at drøfte formål og risici, ønsker og betænkeligheder, med beslutningstagere, slutbrugere, og kernekompetencer – så man kan få strikket projektet rigtigt sammen fra starten af. Og i værste fald få det stoppet, før man har brugt for mange penge – hvis man kan se, at forventninger og rammer ikke hænger sammen.
Jeg tror at mange beslutningstagere og projektledere ikke tager sig tid til at udføre projektets indledende øvelser, fordi de er så ivrige efter at komme i gang. Min erfaring er, at der bruges 5 % af projektets tid på opstarten, hvor der snarere burde bruges 20 %. Det er alt for tit, at vi TROR vi er enige om formål, mål, risici og rammer, men at det viser sig en tredjedel inde i projektet, at det var vi så ikke alligevel. Og så er det gerne frustrerende – og dyrt – at ændre retning.
Nogle bruger agil projektledelse som undskyldning for at gå i gang med det samme. Jeg er stor fan af metoder som agil projektledelse, men vi er først nødt til at blive enige om projektets rammer, før vi vælger metoden. Er det et udviklingsprojekt, hvor vi kender målet, men ikke metoden? Eller et standardiseret driftsprojekt, vi har udført lignende mange gange før? Eller måske et udviklingsprojekt, hvor vi hverken kender målet eller metoden, men mere har en vision? Projektets type påvirker den metode, vi bør bruge. Se mere under projekttyper.
Tilbage til interessentanalyser. Det er klart, at for traditionelle driftslignende projekter, hvor vi skal bygge typehuse, eller installere pc’er i en kontorbygning, så giver det sikkert fint mening at genbruge en interessentanalyse fra sidste gang – så længe man lige overvejer, hvad der så gør dette projekt unikt, og hvad man især skal forvente af barrierer her. Desuden foreslår jeg altid, at man også spørger projektgruppen, hvad der var de største barrierer ved det seneste projekt, de var med i, og hvordan de mener vi kan undgå det i dette projekt.
Men hvad er så integral interessentanalyse?
I en integral interessentanalyse undersøger man stadig de ting man ville gøre i en almindelig interessentanalyse, såsom:
- Udarbejde en liste over alle der enten kan påvirke eller blive påvirket af projektet – dvs. projektets interessenter.
- Hvor vigtig er interessenten for projektet? Kan vi udføre projektet uden interessentens opbakning / deltagelse – og hvorfor / hvorfor ikke? Hvad er det præcist vi har brug for, at interessenten bidrager med? Penge (eller andre ressourcer), kompetencer, kommunikation (lægge et godt ord ind), osv.?
- Hvor vigtigt er projektet for interessenten? Er de topmotiverede for at bidrage eller snarere det modsatte? Deres formål hhv. modstand. Jo mere vigtige de er for projektet, jo mere bør man overveje dette.
- På baggrund af ovenstående:
- Hvilken rolle bør interessenten spille i projektet? (Hvilke præcise roller projektet bør have afhænger af projektets metode og rammer).
- Og hvordan vil vi håndtere kommunikationen og interaktionen med dem undervejs i projektet (især hvis de ikke er med i projektgruppen)?
Det integrale aspekt kommer ind i den måde vi overvejer og besvarer ovennævnte spørgsmål på.
- Når vi udarbejder listen over interessenter, tænker vi så bredt som muligt, og inkluderer dermed også etiske aspekter såsom Miljøet, og sociale aspekter såsom påvirkning af Lokalsamfundets virkemåde og dynamik.
- Når vi tænker på, hvordan interessenten kan bidrage til projektet, tænker vi alle intelligenserne ind, herunder: Hvem er god til at få teamet til at samarbejde og sætte ord på deres konflikter, så de kan blive løst? Hvem er gode til at huske os på at forblive fysisk og psykisk sunde, så vi ikke går ned med stress undervejs? Hvem er gode til at få resultater i hus, og har dermed en høj viljesmæssig intelligens? Osv. Læs mere under Intelligenser og Helhed.
- Vi overvejer også hvilke typer, projektgruppen består af, og hvordan det bør påvirke arbejdsformen. Det kan både være MBTI/JTI-typer, Belbin-roller, eller andet. Hvordan tilgodeser vi de introverte hhv. de ekstroverte? Har vi mange af de samme typer eller mange forskellige – og hvad giver det af fordele og ulemper, så vi kan rette ind? Skal vi evt. supplere med en person, der er knapt så dygtig rent fagligt set, men kan hjælpe os med at spille en rolle vi har brug for i vores indbyrdes dynamik?
- Når vi tænker på hvordan interessenterne kan skabe barrierer for projektet inkluderer vi vores egne og organisationens skygger: Hvilke overbevisninger har jeg, som kan være en barriere for at lykkes med dette projekt? Hvad med de andre (vigtige) interessenter og deres skygger?
- Vi overvejer ligeledes de vigtige interessenters udviklingsniveauer i forhold til de roller, vi håber de kan spille i projektet. Hvis projektlederen træffer beslutninger ud fra et konsensusperspektiv, er vi nødt til at forholde os til dette i tidsplanen – det kræver rigtig god tid og mange møder! Og måske også en “backup-plan”, når vi ikke kan blive enige. Hvis specialisten opererer ud fra et autonomi-perspektiv, der primært handler om at tilfredsstille sin egen faglige glæde ved at udføre opgaven, og knapt så meget om at lykkes med et fælles mål – er man nødt til at forholde sig til dette, og erkende, at det kan udgøre en risiko. Osv.
Det er klart, at jo vigtigere et projekt er, jo bedre tid bør man bruge på at komme godt rundt i interessentanalysen. Hvis projektet påvirker mange mennesker, kan være potentielt ødelæggende for miljøet eller lokalsamfundet, koster mange penge eller andre ressourcer, varer lang tid, og / eller kræver en stor projektgruppe – så ville jeg ikke tøve med at sætte mindst en hel dag og gerne mere af til selve analysen, eksklusiv tiden til at interviewe de vigtigste interessenter. Dertil kommer tiden til at drøfte den med beslutningstagere og projektgruppe, så vi får et fælles overblik på vej mod en fælles forståelse.
Ja, det er lang tid, men I vil få så meget viden I ikke vil være foruden, for at kunne træffe informerede og bæredygtige beslutninger siden hen. Og det kan hjælpe os, så vi husker at inddrage vigtig viden om skygger, arbejdspræferencer, etc. i projektets hverdag, når vi arbejder og mødes og interagerer. For de fleste af os er det uvant at tale om den slags med vores kolleger, så der kan nemt være en berøringsangst. At tale om det rationelt og konstruktivt på en måde, som vi har været vant til fra vores tidligere arbejdsliv, kan være en hjælp til at få skygger og barrierer synliggjort og “punkteret” af nye gode vaner. Så vi ser, at det ikke behøver at være så farligt! Og så vi sammen kan opbygge et sprog for det, og en nemhed ved at inkludere det i hverdagens arbejdsprocesser. Her kan den integrale interessentanalyse være et vigtigt første skridt.